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黨政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)范化，是機(jī)關(guān)公文的最基本要求，是保證公文質(zhì)量和提高公文辦理效率的重要手段，也是顯示其權(quán)威性特征的重要標(biāo)志。某些機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和公文辦理人員對公文格式的重要性缺乏足夠認(rèn)識，甚至錯誤地認(rèn)為公文格式只不過是形式而已，只要內(nèi)容正確，格式規(guī)范不規(guī)范無關(guān)緊要。這種錯誤認(rèn)識導(dǎo)致一些部門對公文法規(guī)不組織認(rèn)真學(xué)習(xí)，不作廣泛深入宣傳，不及時轉(zhuǎn)發(fā)到各基層并組織實(shí)施，因而在公文辦理中常常沿用舊的甚至錯誤的公文格式而不思改正，大大影響了公文格式標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程，也影響了公文辦理效率和質(zhì)量。
一、規(guī)范公文格式，有利于發(fā)揮公文效用
《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）規(guī)定，公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。公文具有規(guī)定的格式，制發(fā)公文必須統(tǒng)一格式，保證公文的完整性、準(zhǔn)確性和程序性，便于公文處理，發(fā)揮公文效用。
1. 關(guān)于“簽發(fā)人”。公文簽發(fā)是公文生效必備的條件，公文必須經(jīng)過發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)才能正式生效，公文簽發(fā)是發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人履行職責(zé)的重要體現(xiàn)?！稐l例》規(guī)定“上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名”。在公文文種中，“請示”“報告”以及按請示性公文程序和要求辦理的“意見”，應(yīng)該按照“上行文格式”來處理，都要求必須出現(xiàn)“簽發(fā)人”標(biāo)識區(qū)域，并標(biāo)注簽發(fā)人姓名。之所以規(guī)定“上行文”必須標(biāo)注“簽發(fā)人”姓名，其目的在于表明公文的具體負(fù)責(zé)者，督促有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)真嚴(yán)肅地履行權(quán)利義務(wù)，確保公文質(zhì)量；同時讓上級機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級機(jī)關(guān)誰對上報事項負(fù)責(zé)，也是我國行政首長負(fù)責(zé)制的需要。
2.關(guān)于“密級”和印發(fā)傳達(dá)范圍。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。公文尤其是涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作需要確定印發(fā)傳達(dá)范圍。確定印發(fā)傳達(dá)范圍有兩個基本原則：一是工作需要原則。應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作需要確定，不應(yīng)簡單地把知悉公文內(nèi)容視為一種政治待遇，或者把行政級別作為確定公文知悉范圍的依據(jù)。二是涉密范圍最小化原則。應(yīng)當(dāng)把國家秘密知悉范圍盡量限定到最小。能夠限定到具體人員的，限定到具體人員；不能限定到具體人員的，限定到機(jī)關(guān)、單位，由機(jī)關(guān)、單位限定到具體人員。當(dāng)然，傳達(dá)范圍的限定只限于上級對下級行文，下級對上級行文不宜規(guī)定傳達(dá)范圍。
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