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會議紀(jì)要是記載傳達(dá)會議內(nèi)容的一種重要公文形式，是領(lǐng)導(dǎo)班子民主決策、集體智慧的書面體現(xiàn)，也是指導(dǎo)和推動工作的依據(jù)指南，寫作者必須時刻保持高度的責(zé)任感和強烈的事業(yè)心，突出“精心、精準(zhǔn)、精細(xì)、精密”，高質(zhì)量完成寫作任務(wù)，全面、完整、準(zhǔn)確反映會議情況。
1.精心準(zhǔn)備，心中有數(shù)
掌握會議議程。有些單位撰寫紀(jì)要和籌辦會議的職能沒有設(shè)在同一部門，這就需要紀(jì)要寫作人員會前主動聯(lián)系辦會部門，第一時間拿到會議議程，掌握會議主題、參會部門、參會人員、時間地點等信息，做到手腳不亂。熟悉背景資料。有的會議是之前會議的延續(xù)和再部署，關(guān)聯(lián)性較強，領(lǐng)導(dǎo)開場可能直奔主題，這時就很有必要把之前的會議紀(jì)要、背景材料等找出來，熟悉情況，對于全面理解把握本次會議內(nèi)容會有很大幫助。預(yù)習(xí)會議材料。一些議題重要的會議，如傳達(dá)學(xué)習(xí)貫徹中央最新精神、中央領(lǐng)導(dǎo)同志重要指示批示等，相關(guān)部門一般會為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備好講話提綱，紀(jì)要寫作人員應(yīng)盡量在會前拿到全部材料，了解清楚主要內(nèi)容，提前進(jìn)入狀態(tài)，做到胸有成竹。
2.精準(zhǔn)記錄，膽大心細(xì)
要全程參會。充分聽取與會人員發(fā)表意見，對討論過程中的邏輯關(guān)系有清晰的認(rèn)識，這是對議定事項進(jìn)行高質(zhì)量歸納整理的重要前提。
要抓住重點。一些會議持續(xù)時間較長，紀(jì)要寫作人員難免出現(xiàn)疲憊、注意力無法高度集中等狀況，這時需要集中“優(yōu)勢兵力”，重點緊盯一把手講話，以及主要副職、主匯報人發(fā)言，確保關(guān)鍵信息無一遺漏。要拾零為整。會議中，如果某位與會人員的發(fā)言得到主要領(lǐng)導(dǎo)第一時間肯定，說明主要領(lǐng)導(dǎo)非常認(rèn)可，這類內(nèi)容需要迅速標(biāo)在本上，后期整理寫作紀(jì)要時注意補充。要標(biāo)記時碼。在可攜帶錄音設(shè)備的會場作記錄時，當(dāng)聽到分量重、理論強、舉措實的發(fā)言內(nèi)容時，可以迅速掃一眼錄音時碼，作上標(biāo)記，后期整理時定向確認(rèn)，大大節(jié)省查找時間。
要核對人員。一般情況下，會議議程上的參會人員均會到場，但偶爾也會有臨時未到、他人代替等情況，需要紀(jì)要寫作人員及時“掃描”現(xiàn)場，確認(rèn)到會人員，嚴(yán)格忠實于會場，在紀(jì)要中加以體現(xiàn)。
3.精細(xì)整理，穩(wěn)扎穩(wěn)打
及時請示補充。在會議時間有限、氣氛熱烈、即興發(fā)言多等情況下，領(lǐng)導(dǎo)講話可能會被打斷、改變“軌跡”，或領(lǐng)導(dǎo)意圖未能完整準(zhǔn)確地表達(dá)出來，對有關(guān)事項未予明確，這時需要紀(jì)要寫作人員會后及時溝通請示，并對有關(guān)表述加以規(guī)范提煉，這是完成一份完整紀(jì)要不可或缺的環(huán)節(jié)。
語言要實用。會議紀(jì)要的精髓在于指導(dǎo)執(zhí)行，語言應(yīng)當(dāng)盡量簡潔、扼要、清晰，少用修飾詞，不講含糊不清、模棱兩可的話，不給具體落實帶來歧義困惑。善于引用批示語。一些會議議題的原始文件上往往有領(lǐng)導(dǎo)批示語，如果其中提出明確要求，在后期紀(jì)要整理過程中應(yīng)注意合理使用。參考發(fā)言稿。有的匯報人會攜帶發(fā)言稿，如果認(rèn)為發(fā)言比較重要、參考價值較高，可在會后以適當(dāng)途徑要到，既省時省力，又能最大程度確保文字精準(zhǔn)。虛心請教。整理過程中很可能涉及專業(yè)性強、有陌生感又必須要寫的內(nèi)容和領(lǐng)域，在不違反紀(jì)律的前提下，對這類拿不準(zhǔn)的表述，可在初稿形成后虛心向分管領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人求證，請求幫忙把關(guān)，這樣出現(xiàn)事實性錯誤或不專業(yè)行文的幾率會大大降低。
完善版記。版記一般包括報送對象、印發(fā)日期、印發(fā)單位等信息。有的部門、單位負(fù)責(zé)人可能未被通知參會，但在議題討論過程中，談及了該部門的業(yè)務(wù)內(nèi)容，且在后續(xù)落實時，確需其參與完成，那就需要把該部門加進(jìn)分送對象中，以便統(tǒng)一思想、形成合力、系統(tǒng)推進(jìn)。
認(rèn)真校對。在報送各級領(lǐng)導(dǎo)審簽前，一定要全面校對，對認(rèn)為可再修改升華的地方，認(rèn)定了就要果斷改，同時對領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)名字、文件名稱、財務(wù)數(shù)字等關(guān)鍵信息須重點留意，決不能出現(xiàn)任何錯誤。在條件允許的情況下，最好采用雙人以上校對。
4.精密回顧，嚴(yán)絲合縫
仔細(xì)比對。會議紀(jì)要報審過程中，會逐級經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審簽修改。紀(jì)要起草人員應(yīng)珍惜各級領(lǐng)導(dǎo)的修改批示，勤于、善于比對初稿與修改稿的差別，體會琢磨領(lǐng)導(dǎo)的用意，特別是著重修改的地方，尤其要注意體會把握。
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