企事業(yè)單位年鑒編纂四大關(guān)鍵點
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年鑒是某行業(yè)、地區(qū)、單位全面、系統(tǒng)、準確記述上年度發(fā)展狀況，匯輯一年內(nèi)重要時事、文獻和統(tǒng)計資料，按年度連續(xù)出版的資料性工具書。隨著企事業(yè)單位史志工作的不斷推進，年鑒編纂日趨成為一項基礎(chǔ)性、常態(tài)化工作。筆者擬結(jié)合工作實踐，探討企事業(yè)單位年鑒編纂需重點把握的四個關(guān)鍵點，與同行交流。
年鑒是典型的信息密集型資料，可謂“集萬卷于一冊，縮一年為一瞬”。年鑒具有一定的總結(jié)、統(tǒng)計意義和比較系統(tǒng)的連續(xù)參考作用，具有權(quán)威性、及時性、出版的連續(xù)性以及功能齊全等體例特征。年鑒按內(nèi)容性質(zhì)分，可分為綜合性年鑒、專業(yè)性年鑒、專題性年鑒；按收錄重點分，可分為知識性年鑒、紀實性年鑒、指南性年鑒；按表現(xiàn)形式分，可分為記述性年鑒、圖譜性年鑒、統(tǒng)計性年鑒；按載體類型分，可分為紙質(zhì)年鑒、電子年鑒等。企事業(yè)單位年鑒是記載企事業(yè)單位一年來發(fā)生的重大事件、反映企事業(yè)單位發(fā)展概況，并系統(tǒng)總結(jié)工作經(jīng)驗的資料性工具書。根據(jù)不同的分類標準，分別屬于專業(yè)性年鑒、紀實性年鑒、記述性年鑒等。企事業(yè)單位年鑒編纂應(yīng)堅持科學(xué)系統(tǒng)原則，完整記敘本單位全年各方面重要事項、重點信息，全面反映一年來的主要職能活動和基本歷史面貌，做到“主要內(nèi)容不缺失，大事要事不遺漏”。同時，應(yīng)圍繞“新、特、重、大”要求，重點記述當年發(fā)生的有新意、有特色、有開創(chuàng)性，對本行業(yè)、本部門有重大影響的大事、要事，不能“眉毛胡子一把抓”，這是年鑒編纂的基本遵循。二、關(guān)鍵點二：科學(xué)架構(gòu)從形式上來講，一部好的年鑒應(yīng)做到格式規(guī)范化、內(nèi)容系統(tǒng)化、直觀形象化。而科學(xué)架構(gòu)是實現(xiàn)這一目標的起點，也是至關(guān)重要的一環(huán)。框架是年鑒的基本結(jié)構(gòu)安排，一方面，它是年鑒內(nèi)容選擇和編排的基本依據(jù)；另一方面，是年鑒信息資料的收集牽引和依歸之所?？蚣茉O(shè)計應(yīng)遵循系統(tǒng)化原則，設(shè)計者應(yīng)把年鑒作為一個完整的系統(tǒng)工程來安排。首先，對設(shè)計的相關(guān)領(lǐng)域要有全方位思考，既要注意全面反映事實，做到橫不漏項，又要注意每個領(lǐng)域的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，切實把握好記述的深度。其次，內(nèi)容資料要經(jīng)緯相通，既要有分門別類橫向排列的內(nèi)容，又要安排好按時序縱向編排的信息。框架設(shè)計尤其要注意概全率。年鑒的定位是工具書，基本框架構(gòu)成應(yīng)包括綜合情況、動態(tài)信息、附屬資料和檢索系統(tǒng)四個部分。綜合情況，一般分為兩個方面：一是全書的綜述，主要包括本單位的基本情況（含組織沿革）、年度工作完成情況、主要業(yè)績等。二是各欄目、分目下的“概述”，用以記述各不同部類工作的總體情況，相關(guān)要素應(yīng)基本固定，便于不同年度相關(guān)資料延續(xù)記述和比較。動態(tài)信息，即分門別類記述的年度內(nèi)發(fā)生的大事要事和其他重要信息資料，這是年鑒編纂的主體。附屬資料，包括大事記及各類具有參考性的統(tǒng)計資料、圖表、文獻等。在“求全”的基礎(chǔ)上，安排年鑒版塊時要充分考慮好“平衡”問題。一是以上四部分內(nèi)容的比例要平衡，綜合情況、動態(tài)信息是年鑒的主體，一般合計所占比例不應(yīng)低于全書的百分之六十。二是一、二、三次文獻的配比要均衡，防止一次文獻（指沒有經(jīng)過編選者編輯加工的原始性文件資料）比重過高，導(dǎo)致年鑒信息密度不夠。三是要注意動態(tài)信息各部類的分量和篇幅，既要防止不分主次、“蘿卜上下一般粗”，又要避免同類型內(nèi)容“厚此薄彼”。此外，還要充分考慮本單位實際，設(shè)立具有自身特色的欄目，這是提高年鑒質(zhì)量的重要途徑。年鑒編纂是一項日常性、基礎(chǔ)性的史料收集工作，不宜占用過多人力資源；同時，年鑒內(nèi)容林林總總、包羅萬象，并非單個組織、個別幾個人可獨立完成。因此，科學(xué)合理的分工非常重要，這是推動年鑒編纂工作高效開展的一大關(guān)鍵。以筆者所在航空工業(yè)第一飛機設(shè)計研究院為例，年鑒編纂工作采取的是“四位一體”的虛擬團隊模式，即在史志工作領(lǐng)導(dǎo)小組（編審委員會）的領(lǐng)導(dǎo)下，在史志工作辦公室組織下，組建編輯部，并依托各單位來開展工作。具體來講，各自的分工如下：史志工作領(lǐng)導(dǎo)小組（編審委員會）全面領(lǐng)導(dǎo)年鑒編纂工作，對重大事項進行決策；負責審定年鑒編纂工作規(guī)劃、經(jīng)費使用和資源配置等；負責審定年鑒文稿，主要審定年鑒是否全面系統(tǒng)客觀地反映了本單位當年改革發(fā)展各項主要工作，內(nèi)容有無遺漏，總體結(jié)構(gòu)是否平衡，密級是否符合規(guī)定。史志辦公室負責制定并下發(fā)年鑒編纂計劃，負責年鑒編纂團隊的組建，負責業(yè)務(wù)培訓(xùn)、文稿評審等會議的組織及其他服務(wù)保障工作，負責年鑒的印刷出版及存檔、上報。年鑒編輯部負責編制《年鑒任務(wù)分配表》（如下），負責年鑒的合稿、編校，負責把關(guān)年鑒內(nèi)容的準確性、完整性及編寫質(zhì)量。各單位負責依據(jù)《年鑒任務(wù)分配表》，開展年鑒相關(guān)材料收集及內(nèi)容編纂；負責把關(guān)本單位年鑒內(nèi)容的準確性、有效性；負責確定本單位年鑒內(nèi)容的密級。簡而言之，史志工作領(lǐng)導(dǎo)小組（編審委員會）負責把方向，史志辦公室負責服務(wù)、督辦，編輯部則“管兩頭”———定綱立矩、統(tǒng)編統(tǒng)校，而各單位則負責提供準確的內(nèi)容。這種模式有效提高了年鑒編纂的質(zhì)量和進度。年鑒是專業(yè)工具書，有其自身的特色，選題、立目和撰稿均應(yīng)標準規(guī)范。而企事業(yè)單位年鑒編纂的分工模式，又注定了參與者多為兼職人員。因此，只有編輯部盡可能詳細地制定編纂規(guī)范，明確選材原則標準、內(nèi)容要素、篇幅字數(shù)、語言風格等要求，才能既有效縮短撰寫人員摸索的過程，提高編纂效率，又能大幅減少后期編輯部編校的工作量。年鑒的記述范圍為整個自然年。年鑒的內(nèi)容選取應(yīng)系統(tǒng)全面、客觀準確，重點圍繞本單位年度中心工作和重要事項，突出年度特點和專業(yè)特色。年鑒要做到總述、分述相結(jié)合?？偸鲆罢靖咭徊?、想深一步”，從宏觀上全面把握；分述要抓住事物的主要特點，突出分述事件的典型性和重要性。針對各欄目、分目間的交叉重復(fù)現(xiàn)象，可以在分清主次和相互協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，采取平衡刪留、詳略互見、區(qū)分視角等不同記敘方法，力求在整體敘述的邏輯層次性和統(tǒng)一性之間達到最佳平衡。年鑒采用“分類編輯法”，一般分為欄目——分目（類目）——條目三級結(jié)構(gòu)，以條目為基本信息載體編纂正文內(nèi)容。條目分為消息主題、情況主題、知識主題和資料主題四類，選題應(yīng)以動態(tài)為主，重點反映一年的重要情況，單條篇幅一般不宜超過300字。條目是年鑒寫作的重點，總體來講，要做到實事求是、據(jù)實而錄，即內(nèi)容要真實可靠；特色選題，防止雷同，即要運用求異思維，防止“似曾相識”；信息密集，去除水分，即要加強總結(jié)歸納，提升有效信息含量；精準標引，方便檢索，即要選取特色標題，不能不知所云。年鑒以記述、說明為主，不議論、不抒情，不使用工作總結(jié)、工作報告、新聞報道等文體語言，力求準確、簡明、平實、嚴謹。文字表達宜采用紀實手法。即開門見山，直陳其事，免除一切穿靴戴帽的套話，杜絕任何廢話、空話和假話。總而言之，年鑒編纂并不神秘，與其他文體的寫作一樣，應(yīng)做到結(jié)構(gòu)合理、信息準確、詳略得當。同時，基于其資料性文本的屬性，不宜做過度加工。只要通過學(xué)習，掌握其基本特征和編纂規(guī)律，就完全可以順利完成這項工作。此外，在不斷的實踐中，筆者逐步認識到：通過連續(xù)編纂年鑒，不僅可以積累大量有價值的信息，為史志編纂打牢基礎(chǔ)，而且可以促進管理的規(guī)范化。這是一項受益匪淺的事業(yè)，值得我們?yōu)橹Α?/span>（作者：王莉芳 單位：航空工業(yè)第一飛機設(shè)計研究院 來源：秘書之友）
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