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這些小材料能搞好也是“大拿”

管理藝術(shù) 時間:2023-02-02 19:39:39 收藏 WORD下載

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剛進(jìn)機(jī)關(guān)的時候,一門心思想搞“大材料”,對日常的一些文字材料總是看不上眼、提不起勁。結(jié)果“大材料”沒搞幾個,小材料錯情不斷。后來才慢慢知道,小材料也是見功底、見實(shí)力的,也需要悉心揣摩、長期淬煉。

在黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)行政管理崗位工作,平時面對大量的、經(jīng)常的小材料主要有三種:通知、請示、信息。應(yīng)該說,只要把這“三板斧”學(xué)好用好,不僅會極大地提升工作效率,還會成為領(lǐng)導(dǎo)離不開的“大拿”。

一是通知。

這應(yīng)該說最常見的文字材料了。一般來講,通知有兩種類型:

一種是轉(zhuǎn)發(fā)文電,比如近日中辦專門發(fā)出通知,要求各級認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨的十八屆六中全會精神。我們要根據(jù)本單位實(shí)際,起草轉(zhuǎn)發(fā)通知,或者是直接在吃透精神基礎(chǔ)上起草本級的通知。

轉(zhuǎn)發(fā)文電要符合這三方面要求:一是要全面貫徹精神。對上級文電中的主要內(nèi)容和基本要求,都要在轉(zhuǎn)發(fā)文電中要進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)。二是要緊密聯(lián)系實(shí)際。與正在從事的工作結(jié)合起來,通過研究措施、設(shè)定載體、明確抓手,把上級的要求本土化具體化。三是要簡潔運(yùn)用文字。就是要語意清楚,言簡意賅,讓人一看就明白、照著就能做。

另一種是通知事項。就是對某項工作、某場會議、某次活動進(jìn)行部署。通知事項也要符合三方面的要求。

從內(nèi)容上講,要把工作的各個環(huán)節(jié)都說清楚,不能含糊不清,讓人不知所措。從時間上講,由于這類通知大都是緊急事務(wù),因此處理起來要事不過夜。從要求上講,允許干什么、不允許干什么,需要做什么、要求怎么做,都很具體。

二是請示。

在有的單位也叫呈批件,形象點(diǎn)比喻就是古代大臣呈的奏折。機(jī)關(guān)經(jīng)常要寫請示件,請示一些事項;一些企業(yè)單位也常常要通過文電請示事項。大多數(shù)請示件都不太長,但內(nèi)容非常重要,要求很高。有時候就是簡單的一件事,但落實(shí)到文字上,想讓領(lǐng)導(dǎo)看清楚我們的考慮,從而同意我們的建議,確實(shí)不是一件容易的事。

同樣一個請示件,可能有的報到領(lǐng)導(dǎo)那,不僅痛痛快快批準(zhǔn)了,還會表揚(yáng)你主動干事、想得周全;但如果思路不順、邏輯不清,不僅所報事項得不到批準(zhǔn),還會影響對自己素質(zhì)能力的判斷。

如何起草請示呢?老筆頭認(rèn)為要把握好三條原則:一是言之有理。就是要把所請事項的理由寫得很充分、很全面,比如上級是怎么要求的,本單位是如何需要,基層是如何期盼等等,讓領(lǐng)導(dǎo)感到事情的確就應(yīng)當(dāng)這樣辦。二是言之有利。每個請示都帶有呈報者的明確目的,都希望請示事項能得到領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn),因此,在堅持實(shí)事求是基礎(chǔ)上,要盡量朝有利于自己的方向去用筆。對有利于自己的要素,要說透說到位。三是言之有節(jié)。這里面有兩層含義,一方面要符合相關(guān)的政策規(guī)定,不能拿違規(guī)違紀(jì)的事項讓領(lǐng)導(dǎo)批;另一方面要層次分明,條目清楚,篇幅短小,不能洋洋灑灑一大篇,領(lǐng)導(dǎo)看不出重點(diǎn)、抓不住要害。上述這些要素體現(xiàn)到了,其他的內(nèi)容能簡則簡。

三是信息。

信息的表現(xiàn)形式一般也有兩種。一種是消息或新聞,就是某項工作結(jié)束后在本單位或本系統(tǒng)的相關(guān)媒體刊發(fā)。另一種是專門向上報的信息。兩種文體有很多互通的地方,但也各有側(cè)重。

前一種的目的是讓本系統(tǒng)的單位和個人了解動態(tài)、掌握實(shí)情,從而進(jìn)一步統(tǒng)一思想、凝心聚力。而后一種的目的則是要把本單位的特色亮點(diǎn)和本級領(lǐng)導(dǎo)的思路考慮體現(xiàn)出來,讓上級看到本單位的實(shí)績。

對于下發(fā)的消息或新聞,只要注重時效性、真實(shí)性和感染性,基本就能滿足日常工作的需要。但對于向上報的信息,則需要更高的要求。對于報哪些、如何報、報到什么程度,都需要把握原則認(rèn)真揣摩,不然不僅不會錦上添花,反而可能弄巧成拙。
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