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10個(gè)會(huì)議安排小常識(shí)

辦會(huì)專欄時(shí)間：2023-02-09 收藏 WORD下載

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會(huì)務(wù)工作分為會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后總結(jié)三部分，并細(xì)化量化為22個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，供大家參考。

一、會(huì)前準(zhǔn)備

1.擬訂會(huì)議方案

會(huì)議方案是組織安排會(huì)議的關(guān)鍵。內(nèi)容包括：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、內(nèi)容、議程、擬請(qǐng)出席領(lǐng)導(dǎo)、參會(huì)范圍、日程安排、文件材料目錄、宣傳報(bào)道、食宿行安排、安全保衛(wèi)、工作班子組成及職責(zé)分工等。方案報(bào)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，要立即召集相關(guān)單位負(fù)責(zé)人召開協(xié)調(diào)會(huì)，對(duì)各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行分解。

2.起草、審核會(huì)議通知

會(huì)議通知內(nèi)容包括：會(huì)議名稱、主送單位、主要內(nèi)容、報(bào)到時(shí)間和地點(diǎn)、參會(huì)范圍、報(bào)名要求、其他有關(guān)事項(xiàng)等。在會(huì)議通知起草過(guò)程中要注意：表達(dá)準(zhǔn)確、條理清楚、言簡(jiǎn)意賅、一目了然。會(huì)議通知一般由會(huì)議的承辦單位負(fù)責(zé)起草，然后報(bào)有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審核簽批。

3.下發(fā)會(huì)議通知

會(huì)議通知下發(fā)要及時(shí)、準(zhǔn)確。防止重發(fā)、錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)。如需召開緊急會(huì)議的，務(wù)必確保電話通知，其中要注意避免出現(xiàn)“明天”“后天”等字眼，必要時(shí)說(shuō)明“幾號(hào)”“星期幾”，防止產(chǎn)生歧義。

4.落實(shí)與會(huì)人員

按照會(huì)議通知要求的時(shí)間，對(duì)與會(huì)人員逐一落實(shí)并做好登記，必要的進(jìn)行電話核查、督促，統(tǒng)計(jì)匯總后列好請(qǐng)假人員名單，并及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

5.協(xié)調(diào)出席領(lǐng)導(dǎo)

根據(jù)會(huì)議性質(zhì)擬定領(lǐng)導(dǎo)出席安排，報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，逐一進(jìn)行電話通知。內(nèi)容包括：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程。并幫助銜接、督促講話稿或主持詞的起草與報(bào)送，確保及時(shí)送到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)手中。會(huì)前半小時(shí)要再對(duì)出席領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行提醒。

6.預(yù)訂會(huì)議室

會(huì)議時(shí)間確定之后，要立即與會(huì)議場(chǎng)所聯(lián)系溝通，預(yù)訂會(huì)議室，并安排做好先期準(zhǔn)備工作。

7.編印會(huì)議須知

大型會(huì)議需要編印會(huì)議須知，須知編排要求準(zhǔn)確、周密、合理、簡(jiǎn)潔。內(nèi)容包括：日程安排、與會(huì)人員名單、分組名單、食宿安排、乘車安排、值班電話、作息時(shí)間、注意事項(xiàng)等。如有需要制作會(huì)議證件的，比如：出席證、列席證、工作證、車輛通行證等，要根據(jù)會(huì)議主題設(shè)計(jì)制作。

8.布置主席臺(tái)

主席臺(tái)的布置要從會(huì)議性質(zhì)、領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)、主席臺(tái)大小以及方便領(lǐng)導(dǎo)出入席等方面綜合考慮。一般中間坐職務(wù)較高的領(lǐng)導(dǎo)。

9.制作會(huì)標(biāo)

會(huì)標(biāo)體現(xiàn)會(huì)議的主題，會(huì)標(biāo)制作一定要準(zhǔn)確無(wú)誤，并注意把握會(huì)標(biāo)的長(zhǎng)度、字體與會(huì)場(chǎng)是否協(xié)調(diào)一致。

10.檢查音響和燈光

根據(jù)會(huì)議議程安排話筒的數(shù)量和擺放位置，并在布置會(huì)場(chǎng)時(shí)、開會(huì)前檢查音響燈光是否可以正常使用。