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辦公室工作“一次法則”

管理藝術(shù) 時間:2023-06-12 09:48:52 收藏 WORD下載

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辦公室承擔(dān)參謀助手、文稿寫作、督辦落實、內(nèi)部管理等服務(wù)工作,頭緒多、事情雜、責(zé)任重。要想把工作做得更好,必須不斷認(rèn)識、總結(jié)和把握規(guī)律,其中重要一條是“一次法則”。 

工作只布置一次 

對于領(lǐng)導(dǎo)布置給辦公室的工作,原則上只需說一次,下次再提及時就應(yīng)當(dāng)有落實結(jié)果了,避免一而再再而三地被提醒催辦,著力防止拖拖拉拉,甚至杳無音信。對于領(lǐng)導(dǎo)在交班會等場合布置給其他處室的工作,辦公室應(yīng)主動納入工作任務(wù)管理臺賬并緊盯不放、加強督辦,每月報告落實情況,防止不了了之。對于定期開展的常規(guī)工作也只需布置一次,到時間節(jié)點主辦人自動觸發(fā)辦理,不用再專門提醒。比如,黨建工作任務(wù)清單里的規(guī)定動作到點就要主動督辦,黨史學(xué)習(xí)教育期間每天在理論學(xué)習(xí)微信群里分享黨史小知識、小故事等。辦公室需要定期觸發(fā)開展的常規(guī)工作很多,每名同志都應(yīng)專門梳理清單,借助備忘類軟件工具及時提醒,防止忘事。這類常規(guī)工作難在堅持、貴在有恒,如果想起來了就做、想不起來就不做,有一搭沒一搭,往往會影響工作大局,也會拉低辦公室的服務(wù)水平。 

工作要求只提一次 

領(lǐng)導(dǎo)向辦公室提出某條工作要求時,只需提一次,要認(rèn)真領(lǐng)會、牢記在心,把有關(guān)要求不折不扣落實到位。落實過程中,著力克服對待工作要求“上熱中溫下冷”的溫差、質(zhì)量和成效達不到領(lǐng)導(dǎo)預(yù)期的落差、未能完整準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖的偏差、效率不夠高和進度不夠快的時間差,避免領(lǐng)導(dǎo)就同一要求反復(fù)提醒。同時,注意提高悟性,舉一反三、觸類旁通,處理類似問題和情況時無需領(lǐng)導(dǎo)再提要求。 

辦件努力一次就過    

每名同志辦件都應(yīng)當(dāng)有精品意識、終稿意識,發(fā)揚認(rèn)真較真精神,下足“繡花”功夫,爭取一次就能到位、一次就能通過,干脆利落。比如,對于復(fù)雜的文稿,按照領(lǐng)導(dǎo)要求和大家事先商定的思路開展,必要時先擬出提綱再進行,防止跑偏、走樣,避免“翻燒餅”浪費時間精力。同時,辦件過程中要注意加強請示報告,對于存在的困難和問題應(yīng)當(dāng)及時溝通解決,防止“捂”到最后質(zhì)量不過關(guān)甚至出現(xiàn)差錯。 

每天安排一次工作 

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